A causa della pandemia in corso ci ritroviamo sempre più spesso a dover fare i conti con improvvise chiusure di negozi, con orari di lavoro mutevoli e con divieti di circolazione che possono variare di settimana in settimana e, in particolari momenti dell’anno, anche di giorno in giorno (come, ad esempio, è accaduto durante il periodo delle festività natalizie).

Proprio per questo, abbiamo la necessità di organizzare nel complesso i molteplici aspetti della nostra quotidianità, anche per ciò che riguarda l’attività lavorativa.

Dall’inizio della pandemia in tantissimi hanno cominciato a lavorare dalla propria abitazione, se ne hanno avuto la possibilità, per limitare al massimo gli spostamenti e le conseguenti eventuali occasioni di contagio; in questo periodo, quindi, abbiamo sempre più avuto modo di sentir parlare di smart working e telelavoro (home working).

I due termini non sono sinonimi, anche se siamo portati a pensare il contrario, poiché spesso vengono utilizzati impropriamente da molti mezzi di comunicazione.

Le differenze tra telelavoro e smart working

Le differenze tra telelavoro e smart working sono relative essenzialmente a due aspetti della vita lavorativa, cioè l’orario e la sede di lavoro.

Infatti, chi opera in smart working (o lavoro agile) ha assenza di vincoli a livello di spazio e tempo: qui il datore di lavoro e il dipendente si accordano e si organizzano per raggiungere uno o più obiettivi prestabiliti; è proprio da questo che deriva il termine smart che qui deve essere inteso come ottimizzazione e organizzazione dell’attività lavorativa in funzione del raggiungimento degli obiettivi, conciliando, nel contempo, aspetti e tempi di vita del soggetto lavoratore. Sostanzialmente, quindi, non si hanno dei vincoli riguardanti il luogo e gli orari di lavoro.

Il telelavoro (home working), invece, è lo svolgimento delle mansioni lavorative da casa rispettando lo stesso orario che si avrebbe recandosi sul posto di lavoro.

Per esempio, se sono in regime di home working dovrò iniziare a lavorare alle ore 9,00, rispettare la pausa pranzo dalle ore 13,00 alle ore 14,00, ricominciare a lavorare, appunto, alle ore 14,00 per poi terminare alle ore 18,00; mentre, se sono in regime di smart working posso, ad esempio, andare a fare jogging la mattina e recarmi al supermercato per fare la spesa, tornare a casa e preparare il pranzo, mangiare ed iniziare a lavorare alle ore 14,00 e continuare fino alle ore 22,00. Inoltre, in smart working è possibile anche lavorare in un luogo diverso dalla propria abitazione o dal proprio ufficio.

In questa sede, tratteremo prevalentemente gli aspetti della quotidianità correlati all’home working, la modalità di lavoro più largamente diffusa in questo particolare momento storico.

Con il telelavoro la casa si è trasformata, per alcune ore della giornata, in ufficio e, proprio per questo, si ha la necessità di allestirla adeguatamente per svolgere al meglio le proprie attività lavorative quotidiane.

Ecco alcuni consigli per l’organizzazione del “nuovo” ambiente di lavoro.

1-     Postazione organizzata

Allo stesso modo di quando si è presenti in ufficio, bisogna adibire una scrivania o un tavolo della casa a postazione lavoro. Proprio per questo diviene indispensabile la buona gestione dello spazio disponibile: sicuramente si avrà bisogno di un organizer da scrivania come, ad esempio, il Portapenne Multipot Classic della Arda, nel quale riporre cancelleria, materiale per la scrittura, ecc. e delle vaschette portacorrispondenza come le Transparent Colors, in cui inserire fogli e documenti senza correre il rischio di smarrire qualcosa di importante. Se possibile, sarebbe opportuno avere a disposizione una cassettiera da scrivania, come la My Desk a 4 cassetti della marca Arda, o anche solo il cassetto di un mobile in cui riporre, una volta conclusa la giornata lavorativa, tutti gli oggetti di cui necessitiamo per svolgere al meglio le nostre mansioni quotidiane.

2-     Ergonomia della seduta e degli accessori

Così come in ufficio, anche a casa è necessario disporre di una seduta comoda ed ergonomica poiché si è nella condizione di dover rispettare il normale orario di lavoro e di rimanere, quindi, seduti per molte ore nella stessa postazione; qui diviene estremamente necessario dotarsi di una seduta, come ad esempio la seduta operativa EXAT, che presenti le caratteristiche indicate dall'ergonomia, la scienza, cioè, che studia il rapporto tra l’utente ed il mezzo utilizzato relativamente al grado di sicurezza, usabilità e confort. Più la seduta è ergonomica e più evitiamo di incorrere, a lungo andare, in problematiche che possano influire sulla nostra salute, soprattutto quella della schiena e dei muscoli del collo. Infine, indispensabili, sono anche il poggiapiedi regolabile come il modello Solemassage e il poggiapolsi come lo SmartFit entrambi del marchio Kensington ed il mouse modello Verro della Trust, anch’essi rigorosamente ergonomici, per rendere il lavoro al computer il più confortevole possibile.

Notebook o PC

Ovviamente senza un notebook o un PC (sarebbe preferibile dotarsi di un modello All-in-One per facilitare il trasporto casa-ufficio e la conseguente collocazione in casa) o qualsiasi altro device connesso ad internet non è possibile svolgere le proprie attività lavorative (almeno ciò vale per la stragrande maggioranza dei lavoratori che svolgono la propria mansione in telelavoro).

Stampante multifunzione

Anche se sarebbe preferibile evitare di ricorrere alla stampa, a volte non è possibile farne a meno e, proprio per questo, sarebbe opportuno dotarsi di una multifunzione che possa fungere contemporaneamente da stampante, scanner e fax, onde risparmiare spazio in casa, anche relativamente a toner e cartucce da sostituire al bisogno.

Webcam e cuffie

Le webcam, come ad esempio il modello Tyro, e le cuffie, come il modello Mauro, entrambe della marca Trust, sono dei prodotti indispensabili per call e videoconferenze con tutti quei soggetti che fanno genericamente parte della propria attività lavorativa quotidiana come, ad esempio, colleghi, datori di lavoro, clienti e fornitori.

Un aspetto importante del lavoro in home working è quello riguardante l’organizzazione della propria routine quotidiana in casa, cioè il saper scindere sapientemente i momenti relativi all’attività lavorativa da tutto il resto.

Consigli per ottenere un risultato soddisfacente da una giornata di telelavoro

Proprio per questo è importante disciplinare la giornata come se stessimo comunque “andando a lavoro”. Ecco alcuni consigli per ottenere un risultato soddisfacente da una giornata di telelavoro:

1 – Continuate a rispettare l’orario in cui vi svegliereste normalmente per andare a lavoro;

2 – Aprite le finestre e fate entrare la luce in casa;

3 – Procedete alle normali abluzioni e preparatevi come se stesse uscendo; se si è donne non è necessario truccarsi, ma procedete comunque con la normale routine di skincare quotidiana;

4 - Vestitevi con qualcosa di comodo ma non rimanete in pigiama;

5- Cercate uno spazio di lavoro solo per voi, possibilmente senza elementi di distrazione come tv o radio e che sia “inaccessibile” ad animali e/o ad altri membri della famiglia, se presenti;

6 – Preparate anzitempo il pranzo senza dovervi impegnare nella cucina nell’ora di pausa che avete a disposizione;

7 – Rispettate le pause che fareste anche in ufficio: un breve momento di relax o un piccolo break per un caffè permette alla mente di rigenerarsi e fornisce tutte le energie necessarie per continuare a lavorare nel migliore dei modi;

8 – Quando giunge l’orario di chiusura, rispettatelo; ciò farà sì che l’ambiente di casa non inizi, a lungo andare, a divenire ostile ed opprimente. Se dovete continuare fatelo solo in caso di scadenze o di estrema necessità.

Se riuscirete ad organizzare e rispettare una routine giornaliera fondata su questi pochi e semplici gesti vi accorgerete nel tempo di riuscire a non incorrere in inutili momenti di stress ed essere ancor più produttivi nelle molteplici attività lavorative quotidiane.